Привіт! Ми — рекрутингова агенція talanovyti. Зараз ми шукаємо Executive Assistant для нашого партнера — української інвестиційної групи, яка розвиває та масштабує бізнеси у напрямках у 4 напрямках: інвестиції та девелопмент, трейд-фінанс і логістика, оборонні технології та M&A.
Що важливо знати про роль
Компанія працює одразу з кількома бізнес-напрямами та проєктами, тому роль передбачає широкий контекст і взаємодію з різними керівниками, партнерами та командами. Це не позиція класичного адміністративного асистента: Executive Assistant працюватиме безпосередньо з Principal і допомагатиме йому організовувати роботу, тримати пріоритети та контролювати виконання домовленостей.
Executive Assistant стане ключовою ланкою між Principal, асистентською командою та бізнес-командами. У зоні відповідальності буде не лише робочий календар, а весь контур роботи керівника — бізнесові та особисті справи, зустрічі, комунікації, поїздки, домовленості та інформація з різних напрямів.
У цій ролі важливо бути людиною, яка бачить загальну картину, але не втрачає деталей, може швидко перемикатися між різними задачами та на крок випереджати керівника.
Твої майбутні задачі: * Управління календарем, пріоритетами та завантаженням Principal. * Координація роботи інших асистентів та синхронізація інформації між ними і керівником. * Підготовка зустрічей: agenda, матеріали, брифи, фіксація рішень та follow-up. * Контроль задач, дедлайнів, домовленостей і зобов’язань. * Утримання актуального контексту щодо різних бізнес-напрямів та проєктів. * Підготовка summary, коротких довідок та матеріалів до зустрічей і переговорів. * Підготовка чернеток ділової комунікації у стилі та тоні керівника. * Координація взаємодії з керівниками бізнесів, функціональними керівниками, партнерами та іншими стейкхолдерами. * Організація відряджень та складної логістики, включно з міжнародними поїздками. * Відстеження ризиків, блокерів і потенційних проблем. * Своєчасне підсвічування керівнику ризиків та пропозиція можливих варіантів дій. * Впровадження інструментів і процесів, які допомагають зробити роботу керівника більш структурованою та передбачуваною.
Що ми шукаємо в тобі: * Нам важливий досвід саме Executive Assistant із CEO, власником бізнесу або C-level керівником. * Досвід роботи у середовищі з великою кількістю паралельних задач та швидкою зміною пріоритетів; * Сильні навички планування, пріоритизації та контролю виконання; * Вміння структурувати великі обсяги інформації та виділяти головне; * Досвід координації інших асистентів буде перевагою; * Впевнене користування Google Workspace, Notion, Asana або аналогічними інструментами; * Рівень володіння англійською — B2+/C1, з впевненою усною комунікацією; * Готовність до відряджень щонайменше раз на місяць, включно з поїздками Україною та міжнародними відрядженнями.
А ще для нас важливі такі soft skills: * Орієнтація на результат. * Системність і уважність до деталей. * Проактивність, тобто працювати на випередження, помічати ризики та передбачати наступні кроки. * Емоційна стабільність та вміння спокійно працювати у високому темпі та за змінних пріоритетів. * Вміння слухати, розуміти запит і очікування керівника, ставити доречні уточнення. * Вміння говорити коротко, структуровано та без «води». * Сервісність, розуміння потреб керівника та допомога в ефективній організації роботи.
Що пропонує компанія: * Роботу напряму з власником та глибоке занурення в роботу інвестиційної групи; * Гібридний формат роботи з офісом у Києві (UNIT.City) або в Одесі (на Французькому бульварі). Кандидатів з інших регіонів також готові розглядати за умови готовності до регулярних відряджень; * Можливість бронювання для військовозобов’язаних кандидатів. * 24 календарні дні відпустки. * Необхідну техніку, доступи та можливість напряму звертатися до керівників усіх бізнесів, щоб швидко отримувати потрібну для роботи інформацію. * Онбординг безпосередньо від власника, щоб зрозуміти його підхід до роботи, логіку прийняття рішень і пріоритети. * Високий рівень довіри, відповідальності та можливість впливати на організацію роботи керівника.
Як проходитиме відбір: * Співбесіда із рекрутером talanovyti. * Співбесіда з HR та СОО компанії.. * Фінальна співбесіда з CEO. * Офер.
Якщо тобі цікава роль, де Executive Assistant — це не просто людина, яка організовує календар, а той, хто допомагає керівнику тримати фокус, контекст і контроль над великою кількістю задач — будемо раді познайомитися!
